Microsoft 365 für Vereine, 5. Teams

Teams für die Zusammenarbeit

In meinem 5. und letzten Beitrag möchte ich die App „Teams“ vorstellen, die man hervorragend für die Zusammenarbeit mit Vereinsmitgliedern, die sich nicht täglich sehen können, verwenden kann.

Teams kann auf Windows und MAC Desktops sowie auf sämtlichen mobilen Geräten verwendet werden. Dies ist genau seine Stärke, denn es wird niemand ausgeschlossen und die Zusammenarbeit lässt sich einfach organisieren. Da zudem Teams im Geschäftsumfeld weit verbreitet ist, kennen viele Benutzer die Funktionen und Oberfläche schon und müssen nicht erst eingeführt werden. Gleichzeitig ist diese Tatsache aber auch Grund für viele Fragen und Irritationen, zumindest wenn ich auf meine Erfahrungen abstütze. Der Grund ist die Tatsache, dass ich auf dem Desktop anders zwischen Organisationen wechseln kann als auf einem mobilen Geräte.

Kommen wir zuerst zum mobilen Gerät, also Handy oder Tablet mit Android oder iOS. Hier geht der Wechsel sehr einfach vonstatten, indem man einfach auf das Vereins- oder Firmenlogo klickt und anwählt, was man sehen möchte. Leider geht das bei den Desktop Systemen nicht so einfach (sicher bei Windows, bei MAC habe ich keine Erfahrung). Hier muss man sich dediziert abmelden und nach einigen Sekunden fragt das System dann, ob man sich mit einem neuen Benutzer wieder anmelden möchte. Dieser Benutzer wird entweder vorgeschlagen oder man muss „neuen Benutzer“ wählen und die Anmeldedaten eingeben. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass Teams und überhaupt Microsoft 365 von mehreren Mandanten sich gleichzeitig auf einem Gerät gut vertragen. Man kann also Microsoft 365 beispielsweise der Firma, des Vereins und eines politischen Gremiums der Gemeinde gleichzeitig auf einem Gerät nutzen. Das klappt nach meiner Erfahrung gut, wenn man die Regel beachtet, dass pro Browser nur eine Identität verwendet wird. Also meinem Beispiel folgend könnten das sein:

• Edge für die Firma
• Chrome für den Verein
• Firefox für das politische Gremium

Wenn man nicht mit so vielen verschiedenen Browsern arbeiten will, kann man auch mit Inkognito (auch InPrivate genannt) Fenstern der Browser arbeiten. Aber auch hier gilt: nur eine Identität pro Inkognito Browser. Eine weitere Möglichkeit ist es, mit verschiednen Google Konten zu arbeiten und die Browser dafür separat abzulegen. das ist allerdings ein Tick komplizierter.

Grundsätzlich ist zu bemerken, dass alle Office Apps, also Word, Excel und eben auch Teams im Browser benützt werden können und ganz gut funktionieren, ohne dass man die Desktop Apps aufstartet.

Für welche Aufgaben eignet sich Teams besonders? Hier eine kleine Aufstellung (geprägt durch meine Erfahrung):

• Gemeinsame Datenablage nach Aufgaben, Komitee, Projekt etc.
• Gemeinsamer Kalender für ganzen Verein oder spezielle Anlässe
• Aufgabenlisten
• Fotos des letzten Vereinsanlasses
• Online Meetings
• Chats für kurze Absprachen zwischendurch
• Eine Excel Tabelle für die Planung, die durch alle bearbeitet werden kann
• Planung von beispielweise Massageterminen über „Bookings“
• Wiki für Details, die viel gefragt werden und alle wissen müssen
• Mitgliederliste (Excel Liste oder SharePoint Liste) letztere eignet sich für die Publikation über die Funktion PowerApps. Mit dieser Funktion können relativ einfach Apps für Smartphones erstellt und damit Informationen für Vereinsmitglieder via Handy Apps bereitgestellt werden. Ich gehe in dieser Serie aber nicht näher darauf ein. Ein Gratis-Training von Microsoft ist hier verfügbar.

Wie man im Einzelnen die Teams-Reiter konfiguriert würde hier zu weit führen. Microsoft bietet hervorragende Gratis-Trainings dafür. IT Interessierte (kein Crack-Niveau nötig) kommen damit schnell zu brauchbaren Resultaten. Mehr Infos dazu hier.

Damit bin ich am Ende meiner Serie angelangt und hoffe, dass die Artikel dem Einen oder Andern Anregungen für die Digitalisierung der Vereinsorganisation gegeben hat. Aus meiner Sicht der wichtigste Punkt nochmals: nehmt von Anfang an eure Funktionäre und Mitglieder mit auf die Reise. Startet klein und expandiert die Funktionalitäten Schritt für Schritt. Nur so bekommt man die Akzeptanz für die neuen Möglichkeiten.

Viel Erfolg und alles Gute

Urs